9. Filtrer les demandes



Filtrer les demandes et déterminer l’importance de la sollicitation

Dans un contexte managérial, les missions d’accueil représentent le quotidien des assistants ou assistantes en entreprise. En effet, elles englobent plusieurs responsabilités et notamment la distinction de l’interlocuteur. Quel est l’objet de sa demande ? Est-ce urgent ou non ? Ceci, pour déterminer l’importance de la sollicitation. L’assistant doit être capable de savoir à quel moment transmettre une demande au manager. Plus d’information à ce sujet dans l’article  » Informer, rendre compte, faire le point avec le manager  »

Filtrer les demandes représente donc une étape incontournable de l’accueil physique, téléphonique ou encore numérique. De ce fait, comment filtrer les demandes ?

Filtrer les demandes

 

Pourquoi les filtrer ?

Une réponse simple à cette interrogation. Le processus de filtrage des demandes consiste à déranger le manager qu’en cas de nécessité. Car, il très important de le laisser se consacrer entièrement à sa fonction. En effet, le temps de celui-ci est toujours précieux, alors que certaines demandes font perdre du temps. D’où le rôle de l’assistant, il est capable de traiter certaines demandes sans l’intervention de son supérieur hiérarchique.

 

Filtrer les demandes physiques et téléphoniques

En général, le filtrage des demandes dépend essentiellement des consignes du responsable.  Des consignes qui doivent être absolument appliquées et avec tag. De ce fait, il est nécessaire de construire des phrases fermes et en même temps polies, qui serviront à chaque fois qu’il est impossible de mettre en relation l’interlocuteur et celui ou celle qu’il souhaite rencontrer.

Pour filtrer les demandes, l’assistant peut faire recours aux possibilités suivantes :

  • Laisser passer, conduire le visiteur ou transmettre l’appel
  • Faire patienter en utilisant une phrase comme  » X est en réunion, puis-je lui laisser un message ? ”
  • Noter un message et proposer de recontacter
  • Traiter directement le problème du visiteur
  • Réorienter si le correspondant cherche n’est pas le bon
  • Convaincre dans le cas où la requête n’est pas recevable, mais en proposant une autre alternative
  • Bloquer les intrusions de personnes ou d’entreprise blacklistées.

Filtrer les demandes

 

Filtrer les demandes numériques

L’utilisation des réseaux sociaux constitue parfois une perte de temps, elle est susceptible de nuire à la productivité de l’entreprise. Il est nécessaire de réduire le temps passé par les travailleurs  sur Facebook, Twitter, Instagram… Par exemple, en Angleterre, la perte de la productivité liée à l’utilisation d’Internet au travail à des fins personnelles est estimée à 1,5 milliard d’euros.

Et cela ne se limite pas à une baisse de la productivité du salarié, mais la sécurité de la structure est aussi en jeu. En effet, le fait d’aller sur les réseaux sociaux représente également un grand danger pour la sécurité informatique et l’image de l’entreprise.

Et le problème ne se limite pas à la baisse de productivité ; la sécurité de l’entreprise est elle aussi en jeu. Le fait d’aller sur des réseaux sociaux n’a pas que des conséquences sur la productivité, mais cela peut aussi être une vraie gangrène en termes de sécurité informatique et d’image de l’entreprise.

D’où le filtrage informatique, mais ce volet nécessite absolument l’utilisation d’un logiciel adéquat. Mais, nous n’allons pas traiter cet immense sujet qui représente la sécurité informatique. Il s’agit d’un pare-feu qui a pour but de bloquer certaines intrusions malveillantes qui, à travers Internet, pourraient endommager le système d’information de l’entreprise.