Produire des écrits professionnels à usage interne
A l’intérieur d’une entreprise, produire des écrits professionnels à usage interne représente la clé principale de la communication. Pourtant, nombreux sont ceux qui, lors d’une situation d’écriture professionnellement, se trouvent en difficulté, lorsqu’il s’agit de produire des écrits professionnels à usage interne. Du fait, de toutes les règles à respecter, mais aussi de leur propre rapport à l’écriture. Le contenu qui suit vous propose les facteurs clés pour réussir vos écrits dans le cadre professionnel.
Les enjeux des écrits professionnels
« Les écrits professionnels permettent à une entreprise de gagner du temps dans la saisie des documents internes, en proposant une harmonisation de leur présentation. » Les enjeux des écrits en entreprise peuvent être divisés en deux : l’enjeu contractuel et l’enjeu d’image.
L’enjeu contractuel : certes, l’utilité immédiate de l’écrit, c’est d’informer, de prévenir, d’expliquer, de convaincre, de demander ou de résumer une situation. Mais, il est important de savoir qu’un écrit engage son auteur, car il est susceptible de servir de preuve. On n’est pas toujours conscient de cette situation. Et pourtant c’est un fait, un écrit demeure ! Il servira certainement à son destinataire demain, mais il pourra également, dans un avenir être la preuve qu’une promesse a été engagée, qu’une sanction a été prise, qu’une permission a été accordée ou refusée, etc.
L’enjeu d’image : lorsqu’on écrit à son chef, son collaborateur ou encore à son client, on transmet une image non seulement sur nous, mais aussi sur la qualité de notre travail. Il est donc nécessaire d’apprendre à rédiger correctement et efficacement les écrits dans un cadre professionnel.
La forme des écrits professionnels
Contrairement à ce qu’on pense, l’écrit d’un texte en général a une très grande valeur. Et encore plus lorsqu’il s’agit des écrits professionnels. Ceci, dans la mesure où, elle fait partie des premières choses que le destinataire regarde. De ce fait, pour bien présenter votre travail, prenez en considération l’orthographe, la ponctuation et la présentation… L’article Prendre des notes pour recueillir les consignes du manager peut vous aider dans cette tâche.
En effet, écrire un texte professionnel représente tout un art, qui nécessite non seulement une bonne maîtrise de la langue dans laquelle on écrit, mais aussi la maîtrise de la grammaire, la conjugaison, le champ lexical… Ainsi, pour vous assurer que le message est bien passé, vous devez choisir les bons mots et les assembler de manière à former des phrases cohérentes et adaptées au lecteur. Voici quelques conseils en écriture selon Wikipedia
Le fond des écrits professionnels
Avant d’écrire, on définit au préalable à qui on s’adresse. Ensuite, on établit le message (par exemple qu’a-t-on à dire ? Quel est le but à atteindre ? Il est question ici de vous interroger sur votre objectif : que voulez-vous faire passer comme message aux personnes à qui vous vous adressez dans les différents écrits professionnels.
Est-ce que vous voulez informer, convaincre ou encore donner des consignes ? Aussi, il est important de faire attention au registre de langue que vous utilisez. En effet, vous écrivez dans un contexte professionnel, c’est différent du cadre informel (votre chef ou encore votre client ne sont en aucun cas vos amis). Bref, le registre de langue des écrits professionnels se situe entre le langage courant et le langage soutenu.