Mettre à jour les données administratives du personnel
Mettre à jour les données administratives du personnel et gérer du personnel n’est pas à la portée de tout le monde. En effet, pour y arriver, il est important que vous fassiez preuve de discipline et que vous portiez une attention particulière à de nombreux éléments. Parmi eux, vous avez les nouvelles réformes du gouvernement ainsi que le changement de la politique interne de votre entreprise. Lorsque vous souhaitez être en conformité avec la loi, il est conseillé de régulièrement procéder à une mise à jour des données administratives du personnel.
De quoi sont composés les dossiers du personnel ?
Le dossier d’un employé regorge d’informations diverses et variées. Elles concernent :
- Son identité : nom, prénom, sexe, âge, adresse, numéro de sécurité sociale, RIB, etc. ;
- Sa vie professionnelle : Copie de diplômes, contrat de travail, etc.
Il faut savoir qu’en dehors de ces informations, les dossiers du personnel permettent également de retracer les demandes de congés, les absences, les arrêts de travail. Vous pouvez aussi y trouver le solde de tous les comptes, l’attestation de pôle emploi ou encore un courrier de rupture de contrat de travail si l’employé décide de démissionner.
Aujourd’hui, la majorité des dossiers du personnel sont conçus grâce à des logiciels de gestion administrative. Ces outils permettent de faciliter la tâche au service des ressources humaines, car remplir des fiches, les trier, les ranger et les archiver est un travail assez fastidieux.
De plus, il existe désormais de nombreuses règles éthiques et juridiques qui s’appliquent à la gestion de ces informations. Parmi les plus importantes, vous avez le RGPD. En effet, respecter la vie privée de vos collaborateurs en ne divulguant pas leurs informations personnelles est plus que nécessaire.
Comment procéder à la mise à jour des données du personnel ?
Procéder à une mise à jour régulière des informations concernant votre personnel est important. Toutefois, lorsque vous ne disposez pas d’un outil de gestion administrative, cette tâche risque de vous demander beaucoup de temps et d’efforts. Vous l’ignorez sans doute, mais cet outil vous offre des avantages qui sont assez intéressants. Parmi eux, vous avez :
- La possibilité de décharger le service des ressources humaines des tâches administratives qui sont essentielles, mais chronophages ;
- Optimiser, automatiser et harmoniser le processus des RH ;
- Centraliser les données afin d’en faciliter l’accès le moment venu ;
- Accroître la transparence dans les différents processus RH ;
- Créer un intranet collectif.
Ainsi, les équipes RH gagneront un temps précieux et pourront se concentrer sur des tâches plus importantes comme l’accompagnement des salariés, la gestion des compétences ou encore les recrutements.
Aujourd’hui, la mise à jour des dossiers du personnel est essentielle. Que vous les ayez sous format papier ou numérique, il est important que cette tâche soit réalisée. Toutefois, l’opération ne doit pas être faite sur un coup de tête. En effet, lorsque vous envisagez de procéder à une mise à jour, l’employé concerné doit présenter des justificatifs qui sont valables. De plus, il est chaudement recommandé de garder une copie des anciens justificatifs en cas de problème.