Préparation des élections et des réunions prévues par la législation du travail

Au sein d’une DRH, l’assistant(e) de manager peut collaborer à la mise en œuvre de la réglementation sociale dans le cadre de l’entreprise. Il/elle peut être amené(e) à prendre en charge l’organisation des élections des délégués du personnel et avoir la responsabilité de l’information des salariés : lieu où se tiendra le vote, date du déroulement. Cette information se fait généralement par voie d’affichage.

I. Les élections des représentants du personnel

1. Le déclenchement des élections

Le déclenchement de l’élection des représentants du personnel incombe à l’employeur lorsque le seuil d’effectifs est atteint (11 salariés pendant 12 mois consécutifs ou fractionnés au cours des 3 dernières années), mais un salarié ou un syndicat peut les provoquer s’il n’y a pas de délégués du personnel ou de CE et que le seuil d’effectifs est atteint.

2. L’établissement des listes électorales et du protocole électoral

Le chef d’entreprise prend la responsabilité d’établir la liste électorale. Au premier tour, seules les organisations syndicales peuvent présenter des candidats (pas nécessairement syndiqués). Si un second tour doit avoir lieu car tous les postes ne sont pas pourvus, les candidats sans étiquette syndicale peuvent se présenter.

Le chef d’entreprise invite les organisations syndicales à négocier un protocole préélectoral. En l’absence d’accord, l’inspecteur du travail devra trancher. Le protocole prévoit la répartition du personnel dans les différents collèges électoraux (ouvriers et employés, agents de maîtrise et cadres) ainsi que la répartition des sièges entre les différentes catégories de personnel.

3. Le déroulement

Il est contrôlé par un bureau de vote auquel ni le chef d’entreprise ni le responsable du personnel ne peuvent participer.

II. Le nombre de représentants du personnel en fonction de l’effectif

Délégués du personnel		Comité d'entreprise
De 11 à 25 salaries De 26 à 74 salariés De 75 à 99 salaries De 100 à 124 salaries De 125 à 174 salaries De 175 à 249 salariés De 250 à 499 salariés	1 titulaire 2 titulaires 3 titulaires 4 titulaires 5 titulaires 6 titulaires 7 titulaires	De 50 à 74 salaries De 75 à 99 salariés De 100 à 399 salariés De 400 à 749 salariés	3 titulaires 4 titulaires 5 titulaires 6 titulaires
Pour chaque membre titulaire, un membre suppléant est élu.

III. La préparation des réunions obligatoires

Dans les grandes entreprises, ces réunions revêtent un caractère extrêmement sensible du fait des enjeux de représentation pour les salariés. L’assistant(e) doit être à l’écoute et attentif(ve). Son professionnalisme, son sens de l’organisation, son respect des formes et sa rigueur doivent contribuer au bon déroulement de ces opérations.

1. Les réunions des délégués du personnel

Dans les entreprises comptant 11 salariés et plus, une réunion des délégués du personnel est organisée tous les mois. L’employeur doit envoyer une convocation à l’ensemble des délégués du personnel afin que ceux-ci puissent préparer leurs questions. Lors de la réunion, les délégués s’informent sur le fonctionnement de l’entreprise, suggèrent des améliorations, exposent les revendications des salariés. Le chef d’entreprise dispose de 6 jours au maximum pour établir une réponse écrite à l’ensemble des demandes des délégués du personnel. Les demandes et réponses énoncées sont consignées sur un registre spécial prévu à cet effet.

2. Les réunions du comité d’entreprise

Dans les entreprises comptant 50 salariés et plus, une réunion des délégués du personnel est organisée tous les mois ou tous les 2 mois. Le secrétaire du CE et le chef d’entreprise établissent conjointement l’ordre du jour de la réunion. Le chef d’entreprise procède à l’envoi de la convocation aux participants. L’ordre du jour ainsi que les documents sont obligatoirement joints au courrier et envoyés aux membres du comité au moins 3 jours avant la réunion. À l’issue de la réunion, un procès-verbal est rédigé et inséré dans le registre des réunions.

 

Application et mise à jour du règlement intérieur

Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises d’au moins 20 salariés, facultatif dans les plus petites entreprises. L’assistant(e) doit connaître la législation en vigueur car si le dirigeant décide de créer un règlement intérieur ou de modifier un règlement existant, il doit respecter une réglementation très précise.

I. Le cadre juridique

Le règlement intérieur est défini par les articles L. 1321-1 à 6 du Code du travail. C’est un document écrit, rédigé en français, par lequel l’employeur fixe des règles en matière de discipline, d’hygiène et de sécurité, les conditions d’utilisation des équipements de travail, des équipements de protection individuelle, des substances et préparations dangereuses, applicables dans l’entreprise ou l’établissement.

II. L’élaboration du règlement intérieur

Les règles à suivre pour l’élaboration du règlement intérieur sont définies par les articles précités.

1. La rédaction par l’employeur

L’employeur crée unilatéralement le projet de règlement intérieur. C’est lui qui en prend l’initiative et le rédige. Il peut, s’il le souhaite, négocier le contenu de ce règlement.

2. La consultation des représentants du personnel

Celle-ci est double. D’une part, l’ensemble de la proposition de document doit être soumis pour avis au CE ou, en l’absence de CE, aux délégués du personnel. D’autre part, puisqu’une partie du règlement porte sur l’hygiène et la sécurité, on doit, pour cette partie, consulter le CHSCT (comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail) dont le rôle est purement consultatif. Ces avis ne lient pas l’employeur.

3. L’envoi à l’inspecteur du travail

Deux exemplaires du règlement intérieur ainsi que les avis du CE et du CHSCT sont envoyés à l’inspecteur du travail. Cet envoi doit intervenir au plus tard 1 mois avant l’entrée en vigueur du règlement intérieur. L’omission de cette étape entraîne la nullité du règlement.

4. La publicité du règlement intérieur

Le Code du travail prévoit que le règlement intérieur doit être affiché dans l’entreprise, à une place convenable et accessible, au moins 1 mois avant son entrée en vigueur.

Participer à l’information sociale des membres du service.

 

Respect des contraintes légales en matière d’hygiène et de sécurité

Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doit être présent au sein de toute entreprise de plus de 50 salariés. Dans les autres entreprises (de moins de 50 salariés), ce sont les délégués du personnel qui ont une mission analogue à celle du CHSCT. L’assistant(e) de gestion doit se tenir informé(e) des procédures de consultation de ce comité afin d’organiser rigoureusement les réunions consultatives obligatoires.

I. Attributions

Le CHSCT doit :

• contribuer à la protection de la santé physique et mentale et de la sécurité des salariés de l’établissement et de ceux qui sont mis à la disposition de celui-ci par une entreprise extérieure ;
• contribuer à l’amélioration des conditions de travail, notamment en vue de faciliter l’accès des femmes à tous les emplois et de répondre aux problèmes liés à la maternité ;
• veiller à l’observation des prescriptions législatives et réglementaires prises en ces matières.

II. Composition

Le CHSCT est composé :
– du chef d’entreprise ou de son représentant ;
– du chef de service de sécurité ;
– d’une délégation du personnel, désignée par les membres élus du comité d’entreprise et les délégués du personnel. Ils sont élus pour 2 ans et peuvent cumuler ce poste avec d’autres mandats ;
– du secrétaire du comité élu ou désigné, lors de la première séance ;
– du médecin du travail chargé de la surveillance médicale du personnel ;
– d’un ingénieur conseil de la CRAM (caisse régionale d’assurance maladie) ;
– de l’inspecteur du travail qui peut y assister de plein droit.

III. Fonctionnement

1. Les réunions

Le CHSCT doit se réunir au moins une fois par trimestre. Le chef d’entreprise convoque formellement ses membres. Il établit le projet d’un ordre du jour en collaboration avec le secrétaire. Les séances donnent lieu à l’élaboration d’un procès-verbal de la réunion. Une réunion extraordinaire peut être convoquée en cas :

• de demande motivée de deux des membres ;
• de danger grave et imminent constaté et conduisant à une divergence entre un membre du CHSCT et l’employeur sur « la réalité du danger ou la façon de le faire cesser » ;
• d’accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves.

Les membres du CHSCT disposent d’un crédit d’heures mensuel. Les réunions du CHSCT doivent être considérées comme un lieu où le point de la situation est régulièrement établi et où des décisions sont arrêtées.

2. Le procès-verbal

Le procès-verbal de la réunion est un document important. En effet, à chaque danger signalé doivent correspondre des mesures de prévention, de sécurité, de protection. Pour que cette obligation soit effective, le procès-verbal a une valeur déterminante, il constitue souvent une pièce essentielle du dossier. Il doit donc faire l’objet d’un soin particulier. C’est le secrétaire qui établit les procès-verbaux de réunion, c’est à lui de les signer.

Exemple :

EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU (DATE) DU COMITÉ D'HYGIÈNE ET DE SÉCURITÉ DE ...

Étaient présents : Étaient excusés : Étaient absents : Le président du CHS ouvre la séance à 16 h 30 et rappelle les différents points inscrits à l'ordre du jour: - vérification du quorum et désignation du secrétaire adjoint de séance ; - approbation du procès verbal de la séance du ... ; - [...]; - premiers éléments de bilans établis par la médecine préventive ; - consignes de sécurité en cas de force chaleur ; - questions diverses. Après vérification, le président du CHS annonce que le quorum est atteint ; M. ... est nommé secrétaire adjoint de la séance. 1. Approbation du procès-verbal du CHS du ... Le PV du CHS du... est approuvé à l'unanimité. 2. Règlement intérieur du comité d'hygiène et de sécurité L'ensemble des représentants du personnel souhaite que la composition du CH et les procès-verbaux figurent sur le site intranet de l'entreprise. Le président donne son accord à cette demande. 3. Premiers éléments de bilans établis par la médecine préventive Le docteur V. présente le fonctionnement de la médecine préventive mise en place depuis le début de l'année. Les visites médicales se déroulent depuis le 14 février et 87 agents ont déjà eu un entretien médico-professionnel pour permettre une actualisation des risques professionnels et leurs incidences en matière de pathologie. Des recommandations écrites peuvent être remises aux agents pour interdire par exemple le port de charges lourdes. À partir de ces entretiens, une fiche d'exposition sera réalisée pour identifier les risques chimiques et les comportements à adopter. 4. Consignes de sécurité en cas de forte chaleur M. G. présente la démarche de prévention globale du risque lié à une chaleur inhabituelle. La première mesure indispensable est de vérifier quotidiennement les conditions météorologiques afin d'évaluer le risque au jour le jour (consultation des bulletins météorologiques sur le site Internet de météo France). Cette information sera diffusée par le service des ressources humaines auprès des responsables de services. Un relevé de température est effectué deux fois dans la journée par une personne désignée à chaque bâtiment ou à défaut par un responsable de service. Il est décidé que lorsque la température atteindra 34 °C pour les bureaux et ateliers non encore climatisés, les agents seront autorisés à stopper le travail. Des mesures ponctuelles doivent être mises en place pour renforcer ces mesures, telles la distribution de boissons en cas de défaillance des fontaines à eau. M. V. remarque que des ventilateurs ont été distribués mais certains bureaux n'en ont pas été pourvus. 5. Questions diverses M. V souligne que tous les services ne sont pas équipés d'une fontaine à eau. Pour le président, cette situation est sans doute insatisfaisante notamment pour les agents situés aux ateliers C et D mais elle reste temporaire. En effet, à l'issue des travaux de réfection actuellement en cours, chaque service disposera de fontaines à eau filtrées. M. B. propose de constituer un stock de bouteilles d'eau pour veiller à une distribution aux agents en cas de forte chaleur. Mme D. s'inquiète de la présence de fourmis dans l'aile est du bâtiment A. Le président donne son accord pour contacter une entreprise spécialisée afin d'éradiquer ces insectes. M. V. note que les écrans d'ordinateurs ne sont pas équipés d'un cache. Le docteur V. considère que ce dispositif ne présente pas d'utilité particulière pour améliorer le confort visuel. Fait à..., le... Le président du CHS : Le secrétaire adjoint de séance : Le secrétaire permanent