Accueillir et informer en français et en langues étrangères
Accueillir et informer en français et en langues étrangères est très important pour une entreprise. Quel que soit son secteur d’activité elle doit soigner l’accueil réservé aux visiteurs, étant donné que la première impression est importante et donne l’image de marque de l’entreprise. De ce fait, un assistant manager, pour le bien-être de la structure doit être capable d’accueillir et informer les visiteurs en français et en langue étrangère. Il a le soin de représenter efficacement les principes, valeurs et image de l’entreprise et aussi de s’adapter à ses différents interlocuteurs.
L’espace d’accueil
D’après Kenneth Hudson (1916-1999), “L’accueil, c’est la création d’une atmosphère dans laquelle le visiteur se sent attendu et désiré”. En effet, l’espace d’accueil représente le premier point de contact avec les visiteurs. Il véhicule en réalité l’image de l’entreprise sur le plan des différents services aux visiteurs et doit donc être bien adapté aux besoins de l’activité du personnel qui y travaille : l’assistant manager, le/la réceptionniste.
Généralement, situé à l’entrée de chaque entreprise, cet espace doit être suffisamment insonorisé et isolé des salles de réunion, des bureaux ou des photocopieuses, ceci dans le seul but de respecter la confidentialité. Selon la nature de l’entreprise, l’espace d’accueil peut être configuré de plusieurs manières. À titre d’exemple : les lieux d’accueil peuvent avoir des cloisons pour garantir l’intimité des visiteurs. Ils peuvent disposer d’un salon d’accueil pour l’attente.
Bref, un assistant de manager doit s’assurer avant tout que les lieux soient engageants pour les visiteurs. La propreté, l’éclairage, l’ordre et le rangement, l’harmonie des couleurs, la décoration… sont autant d’éléments qui contribuent à la première impression des visiteurs.
L’accueil et l’information des visiteurs
Accueillir et informer, un point très important pour l’image d’une entreprise. L’accueil consiste à établir un contact direct et personnalisé avec une personne. C’est établir une relation positive avec celui-ci. Le degré d’importance accordé à l’accueil par une entreprise permet de mettre en valeur sa culture et ses valeurs.
Car, l’accueil est un levier important qui permet de mettre en évidence l’image de marque d’une entreprise (la fidélisation des clients et des collaborateurs, la création d’un climat relationnel favorable à la communication…).
Ainsi, la qualité de l’accueil d’une entreprise impacte forcément sur l’image de celle-ci. Pour cette raison, certaines entreprises rédigent souvent des chartes d’accueil. C’est un document qui décrit la procédure à suivre pour assurer un accueil de qualité en français et en langues étrangères. C’est une promesse faite aux interlocuteurs (clients, fournisseurs, personnel, etc.) concernant le niveau de qualité du service.
Pour bien accueillir et informer, un assistant manager ou encore la personne en charge de la réception doit avoir des compétences interculturelles. Comme : connaître les usages et les codes sociaux de pays étrangers, savoir écouter, avoir un comportement relationnel professionnel.
L’assistant doit pouvoir s’adapter à la communication de l’interlocuteur :
- la maîtrise des langues étrangères et du français,
- l’orientation du visiteur,
- communication en situation de face à face et même cas de langues étrangères…
Aussi, toujours pour un bon accueil, l’assistante manager ou encore la personne en charge de la réception doit :
- Pouvoir établir des contacts formels et informels avec les visiteurs ;
- Être capable d’informer et répondre aux questions ;
- Avoir des compétences relationnelles en situation professionnelle ;
- Présenter l’entreprise, ses valeurs, ses principes…
Grâce à cela vous allez pouvoir entre autres préparer la négociation avec ces différents interlocuteurs.