Le recrutement
La réussite d’une organisation professionnelle dépend en grande partie de la qualité de ses ressources humaines. Le recrutement constitue la pierre angulaire de cette qualité. L’assistant expérimenté a une place essentielle dans le processus puisqu’il s’agit avant tout d’une mission administrative et de communication.
I. Les enjeux et les formes du recrutement
1. Le recrutement est un investissement
Le recrutement doit à la fois répondre aux besoins de l’entreprise et aux attentes des candidats. Après avoir attiré les candidats sur un poste, il s’agit de les conserver au sein de l’organisation et de faire évoluer leurs compétences. Cette politique est impérative pour plusieurs raisons :
- une entreprise dont la rotation du personnel est rapide, développe une mauvaise image
- un recrutement défectueux représente un coût important (rémunération et charges sociales, temps consacré au recrutement du candidat et à son adaptation au poste
- les échecs répétés instaurent un mauvais climat dans un service ou une équipe et une charge de travail supplémentaire
Les objectifs d’un recrutement réussi sont donc :
- de pourvoir l’organisation en collaborateurs qualifiés
- d’éviter de perdre les personnes sélectionnées
- de limiter les coûts ou tout au moins de les adapter à la rareté des compétences recherchées
- d’améliorer l’efficacité de l’organisation dans la durée et la qualité du travail
2. Les formes du recrutement
On distingue traditionnellement deux formes de recrutement : le recrutement interne et recrutement externe.
La première option consiste à proposer à un salarié de l’entreprise, disposant des compétences attendues, le poste à pourvoir. Il peut s’agir d’une promotion ou, dans des cas plus difficiles, d’un reclassement. L’avantage de cette solution est que le collaborateur connaît déjà la structure, ses métiers et sa culture. Le recrutement interne montre également que des évolutions sont possibles au sein de l’organisation, ce qui peut favoriser la motivation.
La seconde option permet de faire entrer du « sang neuf » dans l’organisation, une approche qui s’inscrit dans la conception classique du recrutement. Elle apporte en principe un dynamisme, un renouvellement des compétences et éventuellement une vision progressiste qui rompt la routine. Il est à noter que le recrutement externe peut générer des tensions lorsque la nouvelle recrue éprouve des difficultés à s’intégrer notamment sur le plan de la culture du service, de l’équipe ou de l’organisation dans son ensemble.
II. Le processus de recrutement
1. Définition du poste et du profil du candidat
Avant toute chose, il faut définir précisément le poste à pourvoir par un inventaire des travaux et missions à effectuer. Le responsable concerné, le service des ressources humaines et la direction peuvent être associés à cette étape pour élaborer la fiche de poste.
Il faut ensuite traduire ces missions en compétences et qualités, ce qui permettra de fixer le niveau de formation, d’expérience et les critères éliminatoires. Le profil du poste mettra en valeur la formation, les expériences et les compétences du candidat recherché. Il est également souhaitable d’évaluer les traits de personnalité nécessaires pour une bonne insertion de la future recrue dans son équipe de travail.
2. Recherche des candidats
Le choix du mode de recrutement dépend du niveau du poste à occuper et du coût accepté : recrutement interne, cooptation, presse générale ou spécialisée, organismes de recrutement (pôle emploi, APEC), annonces via internet, etc…
3. Sélection des candidats
A. L’évaluation des candidats à partir des lettres, CV et tests
Une présélection sur lettres de motivation peut être effectuée en fonction du contenu et de la forme de la proposition d’emploi (pour rappel, l’entreprise diffuse une « offre d’emploi » et le candidat fait une « proposition d’emploi » (lettre + CV) ou une « offre de service »). Les critères doivent être précisés : orthographe et expression, phrases stéréotypées, lettres circulaires (c’est-à-dire lettres non personnalisées ou lettres types), absence d’expérience…
L’analyse des candidatures à partir des CV permet de retenir les candidats à convoquer pour un entretien. Une liste de points à aborder peut être dressée. Le nombre de candidats à recevoir en entretien est aussi fonction du temps que l’on peut leur consacrer.
Certains tests peuvent se révéler intéressants. Les tests d’aptitude et de mise en situation sont les plus efficaces. Les tests de personnalité et la graphologie sont plus contestables. Dans tous les cas, l’analyse du parcours du candidat permet d’évaluer s’il possède les aptitudes au poste offert.
B. L’entretien
II est généralement mené par le responsable du futur salarié et un représentant des Ressources humaines. Une réflexion préalable sur la présentation de l’entreprise et du poste est conseillée, tout comme le fait d’apporter des réponses aux questions des candidats. L’entretien doit être soigneusement préparé : lieu, horaires et environnement visant à mettre le candidat en confiance.
Le questionnaire doit être préparé en veillant à cibler savoir-faire et aptitude des candidats. Il sera le même pour tous. Les questions seront réunies sur une fiche d’entretien qui recevra les évaluations du recruteur (si possible avec une note) pour chaque candidat.
Cours complémentaire 2 Évaluer le profil du candidat
La phase de sélection des candidatures conduit les acteurs du recrutement à concevoir des outils d’aide à l’évaluation des profils des candidats. Il peut être intéressant de formaliser le niveau de formation, d’expérience ainsi que les compétences et qualités de chaque candidat, au regard du profil de poste.
Exemple pour un poste de chargé(e) de communication
Profil de poste
| Rubriques | Description |
|---|---|
| Intitulé du poste | Assistant(e) de gestion |
| Localisation | Service administratif de Bleu Ardoise, Saint-Sylvain-d'Ajou |
| Missions | Gère les relations avec la clientèle, les fournisseurs et les transporteurs. |
| Responsabilités et autonomie | L'assistant(e) de gestion doit : - accueillir et informer les clients sur les produits ; - assurer efficacement la prise et le suivi des commandes : - gérer les achats auprès des fournisseurs ; - organiser le transport des produits de l'entreprise. |
| Formation | BTS Assistant de gestion PME-PMI |
| Expérience professionnelle | Expérience d'au moins 6 mois. |
| Compétences requises | - Compétences techniques : • bureautiques : traitement de texte, tableur • connaissance du logiciel de gestion commerciale Sage • connaissance d'un logiciel de PAO • maîtrise des outils Internet : messagerie, recherche d'informations • techniques de l'accueil direct et téléphonique • maîtrise des techniques et outils administratifs • maîtrise de l'expression écrite et orale - Compétences relationnelles et comportementales : • aptitude à la gestion des relations humaines • sens de l'organisation - Compétences linguistiques : • pratique de l'anglais et de l'espagnol |
| Qualité | - sens de l'initiative - qualité d'évaluation - autonomie - polyvalence - capacité d'adaptation - bonne présentation - gout pour la décoration intérieure en liaison avec l'activité de l'entreprise |
4. Choix et intégration du salarié
Dans un processus de recrutement, la décision finale doit être prise suffisamment rapidement pour éviter qu’un bon candidat ne se décourage et/ou ne soit recruté par une autre entreprise. Les outils d’aide à la décision (ex. : matrice multicritères) sont particulièrement utiles.
La conclusion du processus passe obligatoirement par un souci d’intégration du salarié. On doit lui présenter son environnement de travail (physique et relationnel) et assurer un suivi de l’intégration sur une période suffisante.
III. Les formalités d’embauché
1. La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
La déclaration préalable à l’embauche est obligatoire. Elle a été créée en 1998 pour faciliter les démarches administratives des employeurs.
La DPAE permet d’effectuer les formalités d’immatriculation et d’affiliation auprès des organismes sociaux sur un support unique et auprès d’un seul interlocuteur, à savoir, pour le régime général, l’Urssaf dont l’établissement d’embauché relève.
La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et avant la mise au travail effective du salarié.
La déclaration est en principe effectuée par voie électronique, sur le site www.net-entreprises.fr.
2. Les autres formalités
Outre la DPAE, l’employeur doit immatriculer le nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire et renseigner le registre unique du personnel. Les formalités sont plus nombreuses pour une première embauche.
Sur le plan juridique, il est prévu que toute embauche doit normalement être accompagnée, dans les 2 mois, d’un écrit comportant un certain nombre de mentions. En principe, la remise au salarié du premier bulletin de paie ou du talon-récépissé reçu à l’issue de la DPAE suffit pour un contrat de droit commun (CDI à temps plein). Il est cependant vivement recommandé, pour des raisons de sécurité juridique, de remettre au salarié un contrat de travail ou une lettre d’embauché stipulant les caractéristiques de la relation contractuelle.