Informer, rendre compte, faire le point avec le manager
Que vous soyez un employé rédigeant un rapport pour votre patron, ou un chef d’entreprise rendant compte à son directeur général, le meilleur outil est le cadre « pourquoi-quoi-comment ». C’est vraiment la base pour « Informer rendre compte faire le point avec le manager ». Pourquoi rédiger ce rapport ? Quelles informations le lecteur a-t-il besoin de connaitre ? Comment allez-vous présenter vos recommandations ou vos conclusions ?
En suivant cette structure, vous donnerez un flux logique à votre document. Il donnera à votre patron ou à votre cadre les informations précises dont il a besoin pour prendre une décision commerciale en connaissance de cause.
Se concentrer sur le pourquoi
Comprenez pourquoi vous rédigez le rapport. Il est essentiel que vous soyez clair sur l’objectif du rapport, sinon vous risquez d’adapter votre rédaction au mauvais public ou d’omettre des informations essentielles. Posez des questions si nécessaire. Si le rapport doit être distribué à plusieurs services, demandez-vous si vous devez inclure des sections individuelles répondant aux préoccupations de chaque service.
Décidez des informations à inclure
Rassemblez les informations dont vous avez besoin, comme les données financières, les tableaux et les graphiques. Interrogez les personnes dont l’opinion est pertinente pour votre rapport. Ensuite, décidez du ou des points les plus importants que vous pensez que le public doit connaitre.
Commencez par rédiger quelques paragraphes qui mettent en évidence les points saillants, ou structurez vos informations sous forme de liste à puces.
Il est également possible de Recueillir des consignes de travail du manager.
Décidez comment présenter votre recommandation
Donnez un titre au rapport. Décrivez brièvement les détails de la mission ou la raison de la rédaction du rapport. Décrivez votre méthode de collecte des informations. Organisez le corps du rapport de manière logique, par exemple en fonction des thèmes principaux. Veillez à inclure suffisamment d’informations pour montrer que vous avez étudié le sujet de manière approfondie.
Terminez le rapport par votre conclusion ou votre recommandation, basée sur vos résultats.
Ajouter un résumé
Revenez au début de votre rapport et ajoutez un ou deux paragraphes qui résument les principaux points du rapport. Vous pouvez également utiliser des puces pour structurer vos idées. Le résumé est peut-être tout ce que votre patron a le temps de lire, alors assurez-vous d’inclure toutes les informations pertinentes. En bref, quel est le sujet du rapport ? Quelles sont les principales conclusions ? Que proposez-vous ou recommandez-vous ? Que se passe-t-il ensuite ?
Modifiez votre résumé jusqu’à ce qu’il restitue l’essentiel de votre rapport en une ou deux minutes de lecture.
Formatage du rapport
S’il existe un guide de style de l’entreprise, veillez à le suivre. Sinon, mettez en forme le rapport dans un style facile à lire, en rendant le texte aussi facile à parcourir que possible. Utilisez des titres clairs pour séparer les sujets ; cela permet à votre patron de trouver facilement la page correspondante dans le rapport. Pensez à mettre en évidence les faits importants en gros caractères ou en caractères gras. Organisez les états financiers, les documents imprimés ou d’autres pièces justificatives dans une annexe à la fin du rapport.
Vérification et correction avant d’Informer rendre compte et faire le point avec le manager
Vérifiez l’orthographe et la grammaire du rapport. Les contrôles orthographiques et grammaticaux en ligne sont utiles, mais ils ne tiennent pas toujours compte du contexte. Si possible, demandez à quelqu’un de relire le rapport à la recherche d’erreurs. Demandez au correcteur de critiquer le rapport en général. Avez-vous laissé une pensée inachevée ? Avez-vous utilisé la terminologie du secteur de manière cohérente ? Est-il facile à comprendre ? N’essayez pas d’impressionner avec votre vocabulaire exceptionnel, cherchez plutôt la clarté.