Identifier et satisfaire un besoin d’information
Identifier les besoins d’information du manager, un besoin d’information peut apparaître dans des situations professionnelles où l’assistant cherche :
- la confirmation d’une vérification d’une information qu’il a (incertitude)
- une information qu’il n’a pas (ignorance)
I. Comment satisfaire le besoin d’information ?
L’assistant est largement impliqué dans la recherche pour identifier les besoins d’information pour le compte de son manager, à deux niveaux.
La veille informationnelle
L’assistant doit assurer une fonction générale et continue de veille informationnelle. Ce qui lui permet de fournir à son manager, dans les plus courts délais ou de façon anticipée, des informations pertinentes.
Les requêtes ponctuelles
Le manager peut également confier à l’assistant l’étude d’un problème, d’un dysfonctionnement, d’un projet ou d’une décision.
II. Les 3 phases de l’intervention de l’assistant
1. L’étude du problème : l’identification du besoin d’information
La recherche des informations clés
Pour seconder utilement son manager, l’assistant doit cerner les contraintes et les exigences du problème posé, puis chercher les informations clés dont le manager aura besoin pour tenter de résoudre le problème. Le travail de l’assistant se situe clairement en amont de la prise de décision stratégique.
La recherche des besoins implicites
Le besoin exprimé explicitement par le manager (ce qu’il dit clairement) peut-être révélateur d’autres besoins d’information implicites (ce qu’il n’exprime pas clairement) qui doivent également être pris en compte pas l’assistant.
2. La recherche et la collecte des informations clés : les critères de la pertinence
L’assistant doit définir rigoureusement le périmètre de sa recherche : telle information est à retenir parce qu’elle est susceptible d’aider à aller vers la solution. Au contraire, telle autre est à écarter, car improductive, incertaine ou redondante. L’évaluation de la pertinence et de la fiabilité des informations à transmettre au manager est essentielle. On admet généralement qu’une information est pertinente lorsqu’elle correspond objectivement à la requête initiale.
Dans certaines situations, les informations clés relatives à un problème sont difficilement identifiables, notamment quand les causes sont à recherche à l’extérieur de l’organisation.
3. L’organisation et la mise en forme de l’information à restituer au manager
Écrit ou oral, le message au manager doit être structuré. Les formes écrites les plus classiques sont la note d’information, la note de synthèse, le rapport et le dossier. Le message peut-être accompagné ou non de recommandations, d’observations relatives aux risques, aux chances de réussite, aux coûts à prévoir, aux ressources à mobiliser.
Éventuellement, plusieurs pistes ou solutions peuvent être évoquées. Il s’agit dans ce cas, pour l’assistant, de les comparer selon des critères pertinents (coût, performance, pérennité…)
La satisfaction du besoin d’information du manager devient alors un élément d’une problématique plus générale d’aide à la décision.
Les critères de pertinence de l’information
1. Une information dont la sources est identifiée
C’est une information dont on a identifié l’auteur, ainsi que le support d’origine (ouvrage, papier, média, site internet, etc). L’identification est le premier critère d’évaluation de l’information. Une information non identifiée n’est pas exploitable par l’assistant et doit être écartée de la collecte.
2. Une information accessible
Une information identifiée doit rester accessible, c’est-à-dire facilement localisée et retrouvée. Or, l’accès aux documents sur internet est, par nature, incertain. A tout moment, toute page web est susceptible de disparaître ou d’être modifiée, et de produire un lien « mort ». Par précaution, l’assistant doit donc systématiquement sauvegarder les documents ou les pages web qu’il exploite pour le compte de son manager.
3. Un information fiable
Avant toute utilisation, le contenu d’une information doit avoir été vérifié et éventuellement recoupé par redondance. La vérification par redondance consiste à consulter d’autres sources pour y rechercher des concordances. Quand elles existent, l’information se trouve validée, c’est-à-dire considérée comme fiable et utilisable. Cependant, fiabilité ne signifie pas automatiquement véracité, mais plutôt présomption de véracité. Les informations diffusées par des sources professionnelles ou institutionnelles bénéficient d’une légitimité présumée, dispensant l’assistant d’avoir à les valider.
4. Une information apportant de la nouveauté
Cet apport renvoie à la définition même de l’information. L’information doit apporter quelque chose de nouveau, d’original, qui augmente les connaissances du manager. Elle doit, selon les spécialistes, diminuer son entropie, c’est-à-dire son incertitude vis-à-vis de l’environnement de l’entreprise. Un des fléaux d’internet est la redondance, qui concernerait presque le tiers des documents.
5. Une information précise, exacte et exhaustive
Les critères de densité, d’exactitude et de complétude de l’information sont des éléments indispensables à son exploitation et à son traitement. Leur absence complique, voire compromet, sa valorisation. L’assistant doit s’assurer de l’exactitude et de la complétude des informations qu’il transmet à son manager.
6. Une information datée et actualisée
Une information obsolète diminue, voire annule, son utilité. Sa mise à jour, son actualisation sont des critères importants de pertinence. La datation de toute information est obligatoire.
7. Une information utile
L’information « utile » au manager est celle qui, à une situation donnée, va lui permettre de prendre la bonne décision. Cette adaptation de l’information aux besoins du manager et aux objectifs qu’il poursuit est, en définitive, le critère principal de sa pertinence.
La recherche d’information
Définition
Le recherche d’information consiste à collecter des informations à partir d’outils, de sources très variées, sachant qu’internet offre également une profusion d’informations. Le terme ressource d’information désigne les personnes ressources ou les moyens sur tout support qui fournissent des informations pouvant être utilisées en réponses à des demandes.
Utilisation
Dès lors qu’un besoin d’information explicité ou implicite est exprimé par le manager, rechercher une information devient nécessaire.
Présentation
La recherche d’information s’effectue de façon manuelle ou automatisée. Les informations recherchées sont de nature qualitative ou quantitative et de formes différentes (numérique, textuelles, visuelle, sonore, vidéo, etc). Elles recouvrent également des domaines économique, commercial, juridique, technique, concurrentiel, etc. Les sources d’information ont, aussi, multiformes et de natures très différentes :
- des documents (ouvrages, articles de périodique accessibles sous forme papier ou électronique)
- lieux (bibliothèques, centres de documentation ou de ressources)
- et outils (bases de données, CD, internet)
1. La recherche d’information manuelle
L’information se situe sur un document matérialisé sur un support destiné à être conservé et diffusé. Le papier reste le premier support d’information. Pour rechercher efficacement une information, après l’analyse du besoin, et le repérage de la source d’information, l’assistant doit avoir la capacité de décrire et de repérer des documents, soit par l’index (mots classés par ordre alphabétique par exemple), soit par bibliographie (citation de sources par un auteur), soit par une revue de presse (sélection d’articles sur un thèmse donnée), soit par une base de donnée, etc.
2. La recherche d’information sur internet
Les questions à se poser pour réussir sa recherche…
La recherche sur internet après avoir identifier les besoins d’information du manager
I. les outils de recherche sur internet
Les annuaires
Dans les annuaires de recherche, les sites sont sélectionnés par des êtres humains à l’aide de logiciels et classés par catégories et sous-catégories organisées en arborescence. L’internaute peut naviguer dans cette arborescence ou faire une recherche par mot-clé. Dans ce cas, seuls les sites retenus par l’annuaire seront proposés.
Deux des annuaires les plus utilisés sont Yahoo! et Voila. L’accès aux sites par l’intermédiaire des annuaires est facilité. En revanche, la liste des sites fournis par cet outil n’est pas exhaustive et sa mise à jour est moins fréquente que pour les moteurs.
Les moteurs de recherche
Recherche de pages Web :
1. DuckDuckGo
http://www.duckduckgo.com
C’est le moteur de recherche hybride par excellence, il va puiser les infos sur les API des moteurs Yahoo!, Wikipédia, Wolfgram, Bing & Blekko. Il préserve également votre vie privée, il n’enregistre pas votre IP et les informations personnelles des utilisateurs. Il se démarque avec une commande innovante surnommée « !Bang », voici quelques exemples :
2. MillionShort
http://millionshort.com
Le moteur de recherche MillionShort utilise principalement les résultats de Google. Sa différenciation est de vous proposer d’ignorer les sites populaires des pages de résultats (filtrage par 100, 1000, 10 000, 100 000 ou 1 000 000 sites). Il a pour objectif de vous faire découvrir de nouveaux résultats de recherche, un must pour découvrir les sites qui n’ont pas de référenceur !
3. Ixquick
http://www.ixquick.com
Le méta-moteur ixquick.com protège votre vie privée, il ne collecte aucune donnée personnelle. Quand vous effectuez une recherche, il interroge plusieurs moteurs de recherche et renvoie une sélection des résultats de recherche (AOL, AlltheWeb, Altavista, Ask/Teoma, Bing, EntireWeb, Gigablast, Google, Open Directory, Wikipédia). Il est également disponible en 18 langues.
4. Blekko
http://www.blekko.com
Blekko est un moteur de recherche participatif, les utilisateurs peuvent créer des « slashtags ».
5. Izik
http://www.izik.com
Le moteur de recherche Izik est dédié aux utilisateurs des tablettes. Il a été crée par Blekko au afin de conquérir ce marché en pleine croissance. Il existe aussi une application i-Phone / i-Pad et Android.
6. Pickanews
http://www.pickanews.com/
Pickanews est un moteur de recherche plurimédia, il vous permet de rechercher sur plus de 50 000 sources médias (presse imprimée, web, radio et TV).
Recherche d’images :
7.Photopin
http://photopin.com/
Le moteur Photopin vous aide à trouver des images libres de droits ou commerciales.
8.Picfog
http://picfog.com
Un moteur de recherche dédié à twitter, pour rechercher les photos partagées en temps réel.
Effectuer une recherche sur internet après avoir identifier les besoins d’information du manager
- Déterminer l’objectif de la recherche
- Choisir l’outil le plus approprié (annuaire ou moteur)
- Définir les thèmes de recherche et lister le ou les termes pertinents
- Utiliser judicieusement la syntaxe de recherche. Généralement, les moteurs de recherche proposent des fonctions avancées de recherche faisant appel à des opérateurs booléens ou de proximité.*
- Évaluer la fiabilité des sites et la qualité des informations qu’ils contiennent : identifier la sources (publique, privée, personnelle) en analysant la structure de l’adresse URL **
- Respecter les droits d’auteurs
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