7. Gérer les achats de petits matériels et de fournitures



La gestion des stocks

I. L’utilité de la gestion des stocks

La fonction approvisionnement peut être définie comme la nécessité de fournir des matières et des composants en quantité et en qualité suffisantes au moment voulu et au coût le plus bas possible. Idéalement, elle devrait fournir les services et les unités de production au moment de l’utilisation ou de la consommation, mais cette situation théorique est presque toujours impossible car tout décalage entraînerait des ruptures de production. La constitution d’un stock est donc bien souvent inévitable.

Outre le coût des matières et des composants, la conservation d’un stock entraîne des coûts indirects non négligeables dont la minimisation demeure un objectif permanent.

II. Les différents coûts générés par la constitution d’un stock

1. Le coût de la commande

La passation d’une commande entraîne des frais directs et indirects. Si les frais directs sont aisément identifiables (timbre, téléphone, temps passé par l’opérateur…), les frais indirects nécessitent une analyse plus fine. En effet, les coûts du suivi de la commande, du contrôle des spécifications des produits ou de la négociation sont aléatoires et difficilement quantifiables.

2. Les coûts générés par la réception de la commande

Il s’agit du temps passé pour contrôler la nature des articles, leur qualité et leur quantité.

3. Les coûts de possession du stock

a. Le coût de l’espace occupé par le stock

On identifie le loyer des locaux, l’amortissement des matériels (et éventuellement des locaux si l’on est propriétaire), les frais d’entretien, les frais d’assurance, les frais de gardiennage, les frais de personnels (magasiniers, gestionnaire de stock…), les pertes liées aux vols et aux dégradations…

b. Le coût financier

Posséder un stock nécessite, au préalable, de l’avoir payé. Or tout financement à un coût : soit un coût direct lié au crédit accordé par un établissement financier, soit un coût indirect généré par le manque à gagner des sommes non placées du fait du règlement du fournisseur. Le coût financier du stockage ne concerne, bien entendu, que la période comprise entre le début du stockage et l’utilisation des matières.

4. Le coût d’une rupture de stock

II s’agit des coûts générés par l’indisponibilité d’un article (arrêt de la production, pénalités liées à des retards de livraison aux clients, ventes perdues, perte de la clientèle, recherche d’un nouveau fournisseur, négociation impossible…).

III. Les méthodes de suivi des stocks

L’objectif de ces méthodes est d’identifier les stocks qui bénéficieront d’un suivi très précis : il n’est pas utile (en raison des coûts induits) de contrôler tous les stocks, alors qu’ils ne représentent pas tous les mêmes valeurs.

L’ensemble des méthodes reposent sur le principe du diagramme de Pareto. En effet, l’expérience nous montre qu’un petit nombre d’articles stockés représentent les quantités utilisées et les valeurs les plus importantes.

Exemple :

Nature des stocksValeur%Nb cumulé% cumulé
Freins26 90043 %26 90043 %
Suspensions11 40018 %38 30062 %
Cardans9 30015 %47 60077 %
Batteries8 40014 %56 00090 %
Bougies3 4005 %59 40095 %
Filtres2 1003 %61 50099 %
Ampoules7001 %62 200100 %
TOTAL62 200100 %

Les stocks de freins, de suspensions et de cardans devront être suivis de manière très précise.
Les stocks de batteries et de bougies pourront être suivis d’une manière plus souple alors que l’on devra simplement veiller à ce que les stocks de filtres et d’ampoules ne soient pas en rupture.

III. Les méthodes de prélèvement dans les stocks

Il est indispensable de déterminer une règle de prélèvement dans les stocks et une procédure administrative de suivi des stocks correspondant à ces règles.

1. Les règles de prélèvement

– Le prélèvement aléatoire : il n’existe aucun ordre de prélèvement. On utilise les articles sans distinction d’ancienneté dans le stock. Cette méthode concerne principalement les fournitures très courantes (stylos, pochettes, agrafes…).

– Premier Entré Premier Sorti (PEPS ou FIFO = First In First Oui) : c’est une règle de gestion des stocks qui fait prélever en premier dans le stock les articles qui y sont entrés les premiers. Cette méthode est particulièrement adaptée aux articles qui ont une date de péremption (toner, encre, piles…).

– Premier Entré Dernier Sorti (PEDS ou LIFO = Last In First Ouf) : cette règle fait prélever dans le stock les articles qui y sont entrés en dernier.

2. Le niveau de stock

Le niveau de stock ne doit pas être trop important (coût de stockage inutile, risque lié à la dégradation des articles…) et doit être suffisant pour assurer son rôle tout en évitant la rupture de stock.

– Notion de stock minimum : c’est la quantité d’articles correspondant à la consommation entre la passation et la livraison d’une commande.

– Notion de stock de sécurité : c’est la quantité d’articles qui doit éviter toute rupture de stock en cas de problème de livraison d’une commande.

– Notion de stock d’alerte : c’est le niveau de stock qui, lorsqu’il est atteint, déclenche une commande. Il est égal à la somme du stock minimum et du stock de sécurité.

3. La procédure administrative de suivi des stocks

– Le contrôle visuel est une méthode simple de suivi, adaptée aux petites fournitures de bureau dont la consommation est quotidienne (stylos, chemises…).

– La fiche de stock est un document synthétique qui représente d’une manière quantifiée, et quelquefois valorisée, l’état du stock. Cette méthode, assez contraignante, est particulièrement recommandée pour le suivi des articles d’une valeur significative et pour ceux qui ne peuvent souffrir d’une rupture de stock (toner, encre d’imprimante, ramettes de papier). Cet outil permet en outre de dresser des statistiques de consommation très précises (rythme de consommation, identification des services utilisateurs, évolution des prix…).

Exemple de fiche de stock quantitative :

DatesLibellésEntréesSortiesStocks
01/01/NStock initial10
12/01/NBon de livraison n° 3575060
14/01/NBon de sortie n° 5641545

L’inventaire physique est le comptage physique des articles en stock et la comparaison avec le stock théorique de la fiche. Cette opération doit être réalisée régulièrement lorsque l’on tient des fiches de stock. En effet, des oublis ou des erreurs de retranscription des mouvements, des erreurs de calcul ou encore des vols peuvent générer des écarts. Un stock erroné sur la fiche fausse la date de réapprovisionnement et génère des ruptures de stock.