2. Préparer et suivre les informations



La formation côté employeur

C’est la loi du 4 mai 2004 relative à la formation tout au long de la vie professionnelle et au dialogue social qui fixe les modalités en la matière. Cette loi a pour but d’élever le montant des contributions, d’élever au rang de devoir pour l’employeur et de droit pour le salarié l’accès à la formation professionnelle continue et de créer le dispositif du Compte personnel de formation (CPF).

I. Les contributions de l’employeur

1. L’obligation légale

La contribution obligatoire est de 1,6 % au moins de la masse salariale à consacrer à la formation. L’entreprise peut choisir de consacrer une part plus importante à son budget formation en fonction de ses besoins stratégiques ou mises à niveau réglementaires des salariés.

Pour une entreprise de plus de 20 salariés, les taux de contribution dus par l’employeur sont calculés à partir de la masse salariale brute. Les taux sont de trois catégories :

  • 0,5 % est dédié au financement des contrats et périodes de professionnalisation et au CPF prioritaire (considéré par la branche comme tel) ; cette contribution est versée à un OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) ;
  • 0,2 % est dédié au financement du congé individuel de formation (GIF), du congé de bilan de compétences et du congé pour validation des acquis de l’expérience (VAE) ; cette contribution est reversée à un OPACIF ou FONGECIF, deux organismes habilités pour la collecte et la gestion de ces fonds ;
  • 0,9 % est imputé au financement du plan de formation de l’entreprise et aux formations considérés comme non prioritaires par la branche. Cette contribution n’est pas obligatoirement reversée à un OPCA, certaines grosses entreprises les conservent pour réaliser les formations.

Si l’entreprise emploie des salariés titulaires de contrats à durée déterminée, elle devra s’acquitter d’une contribution supplémentaire de 1 % calculée sur l’assiette des salaires de ces contractuels.
Enfin, toute entreprise doit verser une taxe d’apprentissage auprès des OPCA, qui la redistribuent aux établissements dispensant des formations professionnelles.

2. Les frais pris en charge

Qu’il s’agisse du remboursement des sommes avancées par l’entreprise auprès de son organisme collecteur ou des fonds qu’elle gère elle-même, les frais sont de trois ordres :

  • les frais pédagogiques : ils couvrent le paiement du prestataire externe ou les salaires et frais divers du prestataire interne ;
  • les salaires et charges sociales : les temps de formation sont considérés comme du travail effectif (ils comptent aussi pour le calcul des congés annuels). Les salariés en formation perçoivent leur rémunération. Lorsque la formation se déroule hors temps de travail et qu’une allocation de formation est prévue, celle-ci est aussi couverte par les frais dédiés à la formation ;
  • les frais de transport, d’hébergement et de restauration : si la formation demande un déplacement particulier et engage des frais supplémentaires, ceux-ci sont couverts par le budget consacré à la formation.

II. Les relations internes

1. Les représentants du personnel

Dans les entreprises de 10 salariés et plus, le chef d’entreprise doit consulter les représentants du personnel à deux reprises durant l’année.

Une première réunion doit avoir lieu avant le 14 novembre de l’année en cours afin de valider le bilan des actions de formation de l’année antérieure et de l’année en cours. Ce bilan ne concerne pas uniquement les actions inscrites au plan de formation, mais aussi toutes celles qui ont été réalisées au titre du contrat ou de la période de professionnalisation du GIF, du CPF, des congés VAE ou bilan de compétences. Ce bilan porte sur les objectifs, le budget et les évaluations des actions de formation précitées.

La deuxième réunion doit se tenir avant le 31 décembre de l’année en cours et a pour objet de valider le plan de formation à venir. Cette rencontre permet d’établir la liste des actions retenues et le public concerné, la liste des demandes individuelles accordées aux salariés, les conditions de mise en œuvre (calendrier, budget, prestataires) des formations envisagées.

2. Les salariés

C’est à l’issue des entretiens annuels individuels que l’employeur est en mesure de déterminer quels sont les besoins de formation des salariés. Il les fait coïncider avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Dans le cadre du plan de formation, l’employeur est en mesure d’imposer au salarié de suivre le stage visé. En cas de refus du salarié, celui-ci commet une faute professionnelle (puisqu’il agit à rencontre du lien de subordination que lui impose son contrat de travail).

En revanche, l’employeur ne peut pas lui imposer de se soumettre à un bilan de compétences ni à une validation des acquis de l’expérience. L’employeur ne peut pas non plus obliger un salarié à suivre une formation en dehors du temps de travail, sauf accord de branche ou accord écrit avec le salarié.

III. Les relations externes

1. Les organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA)

Les OPCA sont des organismes professionnels ou interprofessionnels habilités à percevoir les contributions des employeurs dues au titre des formations. En contrepartie, ces organismes peuvent proposer un éventail de services à l’employeur allant de la simple gestion et redistribution des fonds lors du financement des actions de formation jusqu’au conseil à l’élaboration du plan de formation, en passant par les prestations de formation.

Ils servent de relais au sein d’une branche de métiers ou d’activité pour déterminer les orientations en matière de formation professionnelle. Ainsi, ils peuvent considérer certaines actions comme prioritaires et financer plus largement les efforts de formation des entreprises qui s’y engagent.

2. Les FONGECIF et OPACIF

Les fonds consacrés aux congés individuels de formation sont séparés des autres fonds et sont donc gérés par d’autres organismes collecteurs spécialisés. En effet, la demande de congé individuel de formation est à l’initiative du salarié et peut concerner une formation n’ayant aucun rapport avec la branche d’activité à laquelle appartient l’entreprise.

3. Les prestataires de formation

Les prestataires de formation peuvent être définis comme toute personne ou tout organisme apte à dispenser un savoir, savoir-faire ou savoir-être.

Ils sont donc multiformes : le prestataire peut être interne (un salarié expérimenté ou détenant une expertise dans son domaine) ou externe.

Parmi les prestataires externes, on peut compter les prestataires publics : organismes reconnus par un ministère (du Travail : AFP A ; de la Santé : CHU ; de l’Éducation nationale : GRETA…) ; ou parapublics (chambres de commerce et d’industrie ou chambres de métiers).

Il peut s’agir de prestataires privés spécialisés dans un domaine d’expertise (un consultant en profession libérale ou une entreprise de consulting), ou bien d’organismes spécialistes de la formation.

La formation, du côté du salarié

Depuis le 1er janvier 2015, le CPF s’est substitué au DIF qui a cessé d’exister (exception faite de la Fonction publique). Dans l’esprit de la loi du 4 mai 2004 relative à la formation tout au long de la vie, le Compte personnel de formation (CPF) est alimenté en heures de formation et utilisable par tout salarié, tout au long de sa vie active, pour suivre une formation qualifiante.

I. Le compte personnel de formation (CPF) du salarié

1. Le calcul des droits du salarié pour abonder son CPF

Le salarié ne perd pas les heures acquises au titre de l’ancien dispositif du DIF non consommées. Il pourra les mobiliser jusqu’au 31 décembre 2020.

Pour un salarié à temps plein, l’alimentation du compte CPF se fait à raison de :

  • 24 heures par année de travail jusqu’à l’atteinte d’un crédit de 120 heures,
  • puis 12 heures par année de travail, dans la limite d’un plafond total de 150 heures.

En pratique, le CPF d’un salarié à temps plein sera abondé de 120 heures en 5 ans, puis les 150 heures restantes en 2 ans et demi. Ce qui accentue le caractère d’étalement tout au long de la vie professionnelle.

Pour un salarié à temps partiel, l’alimentation du compte est calculée proportionnellement au temps de travail effectué, sous réserve de dispositions plus favorables prévues par un accord collectif d’entreprise ou de branche.

2. Les conditions à remplir

Tout salarié peut prétendre à un CPF. Lorsqu’il utilise son CPF, ses heures de DIF acquises et non utilisées doivent être mobilisées en priorité. Pour lui faciliter la gestion de ce capital formation, l’employeur doit lui indiquer par écrit le nombre d’heures DIF non consommées (sur bulletin de salaire par exemple).

Le recours aux heures mobilisables du CPF est à l’initiative du salarié. En conséquence, l’employeur ne peut pas imposer à un salarié de l’utiliser pour financer une formation sans son accord. Si la formation demandée est prévue en dehors du temps de travail, le salarié n’a pas à demander l’accord de son employeur. Il peut alors mobiliser ses heures de formation librement.

3. La démarche

Pour participer à une formation se déroulant pendant son temps de travail, le salarié doit demander par écrit à son employeur son autorisation dans le respect des délais suivants :

  • formation d’une durée inférieure à 6 mois : 60 jours avant le début de la formation
  • formation d’une durée supérieure à 6 mois : 120 jours avant le début de la formation

En l »absence de réponse dans un délai de 30 jours, il y a acceptation de la demande.

4. Les formations visées.

Le salarié demandeur d’un GIF a le droit à n’importe quelle formation de son choix, que cela ait ou non un rapport avec l’activité de l’entreprise.

Le GIF peut permettre au salarié de changer de profession, d’accéder à un niveau supérieur de qualification et même d’exercer des responsabilités associatives bénévoles.

5. Les frais pris en charge

Le salarié en GDI continue de percevoir le salaire versé par l’employeur.

Les frais pédagogiques de formation c’est-à-dire le montant de la formation versé au prestataire de formation peuvent être pris en charge tout ou partie par le fonds collecteur. Si la totalité des coûts n’est pas prise en charge, l’employeur ou le salarié lui-même y pourvoira.

Les frais annexes, à savoir frais de transport, repas et hébergement, sont remboursés selon un système forfaitaire fixé par l’OPACIF ou le FONGECIF.

II. Le congé VAE et le bilan de compétences

Ces deux types de congés durent 24 heures et relèvent de l’initiative du salarié. L’un et l’autre sont financés par le FONGECIF ou l’OPACIF. Pour y prétendre, il faut pour un GDI, une ancienneté de 12 mois dans l’entreprise et 5 ans d’expérience, et pour un CDD une ancienneté de 4 mois dans l’entreprise au cours des 12 derniers mois et 24 mois d’expérience.

Le congé de validation des acquis de l’expérience consiste pour un salarié à préparer un dossier relatant son expérience de 3 ans au moins en relation avec le diplôme visé. Le dossier sera examiné par une commission qui pourra entendre le salarié sur ses compétences. À l’issue de la procédure, le jury peut attribuer tout ou partie du diplôme.

Le bilan de compétences permet au salarié de faire le point sur ses compétences et ses projets professionnels. Le salarié est aidé dans cette prospection par un organisme habilité. À l’issue du bilan, il peut envisager de suivre des formations en vue d’atteindre ses nouvelles aspirations professionnelles dans ou hors de l’entreprise pour laquelle il travaille.

 Le rôle de l’assistant(e) de manager au sein du service Formation

Le positionnement de l’assistant(e) vis-à-vis !de son manager va dépendre de son degré d’autonomie, de son expérience et, bien sûr, du style managérial du responsable des formations. A minima, on peut décliner les compétences requises par un(e) assistant(e) de manager comme suit :

CompétencesRôle de l'assistant(e) de manager
Identifier les besoinsConnaissance des enjeux stratégiques de l'organisation.
Synthèse des entretiens annuels.
Lecture des plans de formation antérieurs.
Établir des prioritésRepérage :
- des besoins du ou des services ;
- des besoins de l'entreprise ;
- des besoins des salariés consignés dans les fiches d'entretien annuel.
Prise en compte du portefeuille de compétences des salariés quand il existe ; sinon, étude du fichier salariés pour la partie historique des formations suivies.
Organiser les actions de formationRecherche des compétences en interne.
Recherche de prestataires externes.
Connaissance des modalités de formation (en présentiel ou à distance...) afin de les adapter aux contraintes.
Planification des actions de formation.
Organisation matérielle lorsqu'il s'agit de formations internes.
Prise en compte de l'impact des absences des salariés sur l'activité des
services.
Convocation des salariés aux formations.Assurer le suivi administratif et financier
Suivi de l'état des présences (en vue des rémunérations des salariés et du paiement du prestataire en cas de formation individuelle).
Suivi du budget de formation (tableau de bord).
Suivi des dossiers de subvention si la formation est financée par un organisme public.
Suivi de la relation avec tout organisme collecteur.
Dresser un bilan des actions menéesÉvaluation « à chaud » sur l'action de formation pour évaluer le prestataire. Évaluation à moyen et long terme à la demande des hiérarchiques.
Élaboration d'un tableau des actions menées pour l'année à destination du responsable RH (catégorisation des formations en nombre de jours, type de formation, catégories de personnels visés...).